Depuis la crise sanitaire, le travail à distance s'est durablement installé dans les entreprises. Aujourd'hui, plus d'un salarié du privé sur cinq exerce son activité depuis son domicile, au moins occasionnellement. Une organisation qui offre davantage de flexibilité, mais qui génère aussi des dépenses supplémentaires. Bonne nouvelle : une partie de ces frais doit être prise en charge par l'employeur.
Entre la connexion internet, la consommation d'énergie ou l'utilisation d'équipements dédiés, la facture du travailleur à domicile peut vite grimper au fil des semaines.
Si le Code du travail encadre le télétravail à travers son article L.1222-9, c'est surtout la jurisprudence qui fixe les règles concernant les frais professionnels. Depuis plusieurs années, la Cour de cassation rappelle que les dépenses engagées par un salarié pour les besoins de son activité doivent être supportées par la société. Les modalités de prise en charge peuvent varier selon les accords internes.
Difficile d'imaginer une journée de télétravail sans accès à internet. Réunions en visioconférence, envoi de fichiers, messagerie professionnelle ou accès aux logiciels internes reposent tous sur une connexion performante.
Lorsque l'abonnement personnel est utilisé pour travailler, l'employeur peut en prendre une partie à sa charge. Le remboursement peut être calculé au réel ou intégré dans une indemnité forfaitaire. Certaines entreprises préfèrent même fournir une connexion dédiée ou participer directement au coût de l'abonnement. Le même principe s'applique aux frais de téléphone.
Passer plusieurs jours par semaine à domicile entraîne mécaniquement une hausse des dépenses énergétiques. Un ordinateur portable utilisé huit heures par jour, un écran supplémentaire, une imprimante ou encore un éclairage permanent augmentent la consommation d'électricité.
En hiver, le chauffage représente aussi un poste de dépense supplémentaire. Là où un logement aurait pu rester inoccupé en journée, il doit désormais offrir des conditions de travail confortables pendant plusieurs heures.
L'employeur a l'obligation de mettre à disposition les outils indispensables à l'exercice du travail. Dans la plupart des cas, cela concerne l'ordinateur professionnel, les logiciels, les accessoires informatiques ou les équipements de sécurité. Si un salarié doit avancer des frais pour acheter un écran, un casque audio ou tout autre équipement demandé par l'entreprise, il est en droit d'en demander le remboursement.
Certaines sociétés vont plus loin en participant à l'aménagement du poste de travail à domicile : cela peut être une chaise ergonomique ou des équipements destinés à limiter les troubles musculosquelettiques.
Pour simplifier les démarches administratives, de nombreuses entreprises ont choisi de mettre en place une allocation dédiée au télétravail. Cette somme est versée mensuellement afin de compenser les différents coûts liés au travail à distance. Cette solution présente plusieurs avantages. Elle évite aux salariés de conserver chaque justificatif et permet aux employeurs de gérer plus facilement la prise en charge des dépenses.
Le montant dépend généralement du nombre de jours télétravaillés et des accords en vigueur dans l'entreprise. L'Urssaf prévoit d'ailleurs des plafonds d'exonération pour certaines indemnités de télétravail, ce qui favorise leur utilisation par les employeurs.
Les modalités de prise en charge sont généralement précisées dans un accord collectif, une charte télétravail ou directement dans le contrat de travail. Si vous travaillez régulièrement depuis votre domicile, notamment depuis l'étranger, il peut être utile de consulter ces documents ou de vous rapprocher du service des ressources humaines.
De nombreux salariés ignorent encore qu'une partie des coûts générés par le télétravail ne devrait pas rester à leur charge. Une vérification rapide peut parfois réserver une bonne surprise sur la fiche de paie.
