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Bien gérer sa boîte mail : tri, organisation, astuces

Montrez-moi votre boîte mail, et je vous dirai qui vous êtes. Le proverbe n'existe peut-être pas, mais le fait reste : une messagerie mal gérée reflète un problème d'organisation. Un petit ménage de printemps, un peu de discipline, quelques astuces, et l'avalanche de courriels inutiles devrait quitter votre vie.

Les mails s'accumulent dans votre boîte, vous oubliez toujours d'y répondre ou vous ne parvenez jamais à retrouver un message important… Il est temps de procéder au tri. Après tout, une boîte mail bien gérée impacte votre quotidien professionnel : elle vous permet d'être plus organisé(e) et donc plus efficace.

Un petit ménage de printemps dans votre messagerie

Pour commencer, il va être nécessaire de trier tous les e-mails qui se sont accumulés. Supprimez tous les messages inutiles, toutes les annonces datant de 2017 et les conversations sur des projets depuis bien longtemps terminés.

Cependant, n'effacez pas vos mails trop vite. Pour éviter tout nouveau débordement, il est nécessaire de s'organiser au mieux. Ainsi, pendant que vous triez vos messages, pensez à vous désinscrire des newsletters qui ne vous servent plus. Si vous remarquez qu'il y a des dizaines de mails de la part de votre cinéma ou d'un site d'actualité, tous "non-lus", alors allez-y, n'hésitez plus, désinscrivez-vous.

Ensuite, triez vos lettres par dossier. La plupart des boîtes mails proposent des options pour ranger vos courriels reçus. Dans Gmail, par exemple, un tri automatique se réalise pour les "promotions" et "réseaux sociaux", le reste allant dans la boîte "principale". La plateforme analyse les mots-clés et place elle-même les courriels dans la farde la plus appropriée. N'hésitez pas à créer vos propres sections, avec des filtres tels que "famille", "recherche", "projet X, Y, Z", etc.

Organiser ses e-mails, une question de discipline

Bien entendu, comme souvent, il est important de mettre en place de bonnes habitudes afin de garder une boîte mail impeccable de jour en jour.

Pour cela, fixez-vous une règle : fin de journée, ne jamais laisser de messages non-lus ou lus mais inutiles gâcher votre interface propre. Un petit tri quotidien vous permet de passer moins de temps à la tâche, tout en restant toujours à jour dans vos mails.

Cela ne veut pas dire que vous devez vous connecter plus souvent à votre compte Gmail, Outlook, ou autre. Au contraire, il est question ici de prévoir des périodes de temps fixes pour répondre aux différentes communications. Personne (enfin presque) ne s'attend à avoir une réponse dans les 5 minutes, mais un retour plusieurs semaines plus tard n'est pas non plus préférable : cela suggère au minimum un mauvais ton, une mauvaise organisation, voire un manque de professionnalisme.

Ouvrir son courrier trois fois par jour suffit généralement pour beaucoup de professionnels. Le matin en buvant son café, par exemple, puis en début d'après-midi, et en fin de journée avant de rentrer chez soi.

Quelques astuces pour garder une boite mail bien nette

Pour maintenir votre boîte mail professionnelle en ordre, vous pouvez également créer une ou plusieurs adresses emails supplémentaires. Ainsi, quand vous devez communiquer votre adresse électronique dans un magasin, ou en vous inscrivant sur un forum, vous pouvez laisser votre adresse dédiée à ce type de situations. Les newsletters et promotions en tout genre ne viendront désormais plus vous importuner durant vos heures de travail. De la même manière, les mails personnels peuvent être redirigés vers cette boîte-là, ou une autre, prévue pour la famille et les amis.

Enfin, lorsque vous entamer un échange par courriel, rappelez-vous de bien le titrer, en renseignant des mots-clés précis dans le champ "Objet". Nous seulement cela ravira votre destinataire, qui aura une idée claire du contenu de votre mail avant même de l'ouvrir, mais cela vous aidera également à retrouver plus rapidement des conversations importantes. Vous n'avez peut-être pas le contrôle sur la manière dont vos correspondants nomment leurs mails, mais avez toujours le pouvoir de diriger vos propres efforts, notamment sur une boîte mail bien gérée et organisée !

Publié le 16/02/2021

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