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La charge administrative est un frein réel à la performance. Ne la laissez pas vous étouffer. Un chef d'entreprise doit avoir l'esprit libre afin de se préoccuper du pilotage. C'est là que l'automatisation intervient. Ce n'est pas se déshumaniser : c'est mieux s'organiser. Car tout ce qui se fera seul vous rendra plus compétitif. Voici quelques pistes très pratiques, que vous pouvez mettre en œuvre immédiatement pour limiter le risque d'erreurs et gagner un temps considérable.
Vous vous trouvez face à un volume croissant de tâches répétitives et chronophages, et à une multiplication des échéances et documents (clients, fournisseurs, obligations légales). Ils impactent le temps, la fiabilité et la trésorerie.
L'utilisation des nouvelles technologies pour automatiser toutes vos tâches récurrentes n'est pas un luxe. C'est au contraire une nécessité pour un fonctionnement plus fluide de votre entreprise. Beaucoup d'outils ne nécessitent aucune connaissance préalable et sont accessibles très facilement : vous n'avez aucune raison de vous en passer.
La plupart des entreprises sont déjà équipées d'un logiciel comptable, mais l'administratif quotidien reste largement perfectible. Et c'est dommage.
Cela vous est peut-être déjà arrivé : l'édition des rappels d'échéance a lieu le 1er du mois, mais ça tombe un dimanche. Heureusement, cela a déjà été envoyé automatiquement. Vous arrivez lundi matin, sans le stress de devoir vous en occuper.
L'automatisation en entreprise offre un bol d'air frais au dirigeant comme à ses collaborateurs. Elle permet :
Résultat : un manager plus détendu et serein, et des collaborateurs plus confiants.
Un envoi automatique sans ressaisie des factures récurrentes (abonnements, contrats, prestations régulières), et des rappels programmés avant et après échéance, réduisent les retards et favorisent des encaissements plus fluides. De plus, ils introduisent une relation client plus professionnelle. Et, en interne, cela génère moins de stress.
Pour la facturation, les rappels et le suivi des paiements, il existe des logiciels de facturation en ligne, pensés pour les non-techniciens. Selon les outils et les formules choisies, les fonctionnalités d'automatisation peuvent varier : facturation récurrente, suivi des paiements et relances automatiques ne sont pas toujours inclus par défaut.
Pour une vision claire de votre trésorerie, il faut un suivi des paiements en temps réel. C'est-à-dire, une visualisation immédiate des factures :
C'est ce que permettent les outils d'automatisation. Cette visualisation immédiate permet de mieux piloter votre trésorerie et d'éviter les relances tardives. Cerise sur le gâteau : moins de tableaux Excel bricolés !
Le classement et l'archivage, c'est souvent l'un des points faibles d'une entreprise. Et à chaque fois qu'il faut ressortir un document, même s'il est bien rangé, cela prend du temps. Sans compter les risques de perte et de détérioration.
Pourquoi ne pas passer à la dématérialisation ? Terme très en vogue, mais lourd de sens pour vous. Pour découvrir tous les bénéfices concrets de la numérisation de votre entreprise et son impact sur la durabilité, consultez cet article dédié. Cela vous permettra de :
Parmi les outils de stockage et de gestion documentaire les plus appréciés par les professionnels figurent Google Drive, OneDrive ou encore Dropbox. Vous les connaissez déjà, ne serait-ce que de nom. Ne craignez pas de les tester. Ce sera moins de dossiers éparpillés et moins de temps perdu à chercher une facture existante.
Peut-être externalisez-vous la gestion des paies, comme votre compta. Mais si ce n'est pas le cas, si vous avez peu de salariés, vous pouvez simplifier ce poste-ci également, en mettant en place :
Les solutions vont de l'éditeur de paie en ligne au programme de gestion plus complet, qui suivra le salarié de son embauche à sa sortie de l'entreprise.
Des alertes automatiques et des notifications, une anticipation des retards et incidents, c'est moins de stress au quotidien. Les choses se font toutes seules, vous reprenez votre place de leader et vous pouvez vous consacrer à vos projets.
Pour aller plus loin, n'hésitez pas à tester Trello ou Notion. Ce sont des outils de gestion de projet qui, une fois adoptés, vous simplifieront la vie. Ils vous rappelleront un rendez-vous important, une visio décidée il y a seulement deux jours et qui est déjà passée aux oubliettes, ou un anniversaire, parce que la vie privée passe souvent au second plan. Il s'agit d'outils simples et accessibles, pensés pour les non-informaticiens. Ils sont rapides à prendre en main et axés sur la simplicité plutôt que sur la sophistication.
Automatiser vous permettra de vous concentrer sur l'essentiel. Ce sera moins de temps perdu, plus de fiabilité et de sérénité, et une organisation mieux maîtrisée, durablement.
