Savoir signer correctement son courrier

Où placer la signature ?

C'est évident pour tout le monde : on signe toujours à la fin de la lettre, après la formule de politesse. Reste à savoir de quel côté. S'il est autorisé de signer sa lettre en l'alignant à gauche, il est plutôt d'usage de placer la signature sur la droite, quelques lignes sous les salutations.

Dans le cas où vous seriez plusieurs à signer, sachez que les signatures se placent alors côte à côte. La personne ayant le plus autorité signera à gauche. Les signataires du même niveau hiérarchique apposeront leur signature les uns sous les autres, classés par ordre alphabétique.

Comment préciser le nom et la fonction ?

Vous pouvez ajouter vos nom et prénom, en lettres classiques : dans ce cas, ils s'écrivent généralement sous la signature manuscrite. Cet ajout est recommandé si votre nom n'apparaît pas dans la lettre (comme dans le courrier d'une entreprise) mais il est facultatif si vous avez déjà indiqué votre nom en haut à gauche de la lettre.

Vous pouvez également préciser votre fonction. Dans ce cas, il existe 2 cas de figure :

> Si vous occupez un poste important ou unique, inscrivez le titre au-dessus de la signature manuscrite, précédé d'un article défini. Exemple :

Le directeur de la rédaction,
signature
Pierre Dubois

> Sinon, écrivez votre fonction sous votre nom. Exemple :

signature
Pierre Dubois
Assistant commercial

La virgule est autorisé après votre nom, mais dans ce cas, vous ne mettrez pas de majuscule à la fonction qui suit.

Autres précisions sur la signature

Il est possible d'insérer d'autres informations à la signature, comme votre numéro de téléphone ou votre adresse de courriel. Ces mentions prendront alors place sur la dernière ligne, après votre fonction.

Attention : les civilités (Monsieur, Madame...), les titres (Docteur, Maître..) ou encore les grades universitaires ne s'écrivent pas dans la signature. Oubliez les "Madame Carole Dupont" ou encore "Docteur Pierre Durand".

Quel style adopter pour sa signature ?

Tout dépend du style de la lettre et surtout de votre personnalité. Si certaines personnes ont des signatures larges et imposantes, d'autres ont opté pour des signatures fines et courtes, voire minimalistes. Pour donner du caractère à votre signature, vous pouvez choisir précisément l'outil principal : le stylo. Un stylo bille très fin donnera parfois moins de panache à une signature qu'un stylo feutre à mine épaisse.

Sachez tout de même qu'une fois que vous avez choisi votre signature, il est déconseillé d'en changer. Le temps s'en chargera : la signature évolue naturellement avec les années.

La signature d'un message électronique

Un e-mail n'ayant pas de signature manuscrite, il n'a pas toujours la même valeur juridique qu'un papier signé. Pour régler un litige par courriel, mieux vaut utiliser une signature électronique. Celle-ci doit alors être réalisée à l'aide d'un certificat électronique qualifié, validé par un organisme agréé.