Les références à indiquer dans votre courrier
Les références ne sont pas toujours obligatoires mais sachez que, quand elles existent, elles peuvent grandement faciliter le traitement de votre courrier. Ne les négligez donc pas, surtout en cas de litige.
Où écrire les références ?
Les références s'écrivent avant le texte de la lettre, y compris avant l'objet. Il convient de les aligner sur la marge gauche. Vous pouvez tout à fait les écrire en italique pour les faire ressortir, ou encore les souligner.
Quels types de références doit-on écrire ?
Il existe généralement 2 types de références : celles du destinataire et celle de l'expéditeur. Les références du destinataire sont précisées sous la mention Votre référence tandis que celles de l'expéditeur sont indiquées par Notre référence.
Si vous devez indiquez les deux références par retour de courrier, il est d'usage d'indiquer d'abord celles du destinataire.
Les mentions généralement utilisées
Les références du destinataire sont également indiquées par les formules abrégées V/Référence, V/Réf. ou encore V/R.
Les références de l'expéditeur peuvent être écrites N/Référence, N/Réf. Ou encore N/R.
Généralement, ces mentions sont suivies d'un numéro de dossier.
Si destinataire et expéditeur ont la même référence, on se contentera d'écrire Référence ou même Réf.
Quand la date devient la référence
Si vous répondez à un courrier en ayant pour seule référence la date de la lettre, vous pouvez utiliser la mention "Votre lettre du", ou encore en version abrégée : V/Lettre du 15 juin 2020.
