En gros, votre compte Google vous permet de stocker vos e-mails (Gmail), vos photos (Google photos) et vos fichiers (Drive). Le tout dans un espace de stockage limité à 15 Go. Cela peut aller vite si vous avez beaucoup de photos, ainsi que des films et de la musique sur le Drive. Mais si vous n'utilisez que la fonction mail, vous allez garder votre quota quasi intact. Et pourtant, vous avez reçu un message vous indiquant que l'espace de stockage était presque plein ? Il y a peut-être une raison toute bête : les fichiers partagés.
Les documents partagés qui proviennent d'un autre compte (et donc d'un autre utilisateur) ne sont pas comptabilisés dans votre propre espace de stockage Google. Par exemple, si un fournisseur vous envoie un devis via Drive ou si un proche vous envoie une vidéo, cela n'encombre pas votre espace. Sur Google Drive, la règle d'or est que le stockage est toujours décompté du quota du propriétaire du fichier, c'est-à-dire la personne qui a créé ou importé le document.
Concrètement, voici comment ça fonctionne :
Sachant cela, vous allez vite comprendre pourquoi, même sans photo et sans document lourd dans le Drive, votre espace peut commencer à se réduire. Il suffit que vous décidiez d'uploader un document de votre ordinateur vers le Drive d'un autre utilisateur (ami, collaborateur…) pour que votre propre espace se remplisse.
Pourquoi ? Parce que si vous importez un fichier dans un dossier qui appartient à quelqu'un d'autre, vous restez le propriétaire de ce fichier. Par conséquent, c'est votre espace de stockage Gmail/Drive qui est impacté, et non celui de l'autre personne. Et voilà comment, à force d'envoyer des vidéos, des photos ou des fichiers audio (les plus lourds) à d'autres personnes, vous encombrez votre propre Drive.
C'est l'un des pièges les plus classiques de Google Drive, car le système ne fonctionne pas comme un simple "envoi" de fichiers par e-mail, mais plutôt comme un système de droits de propriété.
En fait, Google Drive applique une logique très stricte : celui qui importe le fichier en reste le propriétaire et le "paie" avec son espace de stockage, peu importe l'endroit où il le dépose. On a ainsi tendance à penser que glisser un fichier dans le dossier de quelqu'un d'autre revient à le glisser dans sa boîte aux lettres : le fichier quitte notre espace pour entrer dans le sien.
En réalité, lorsque vous glissez votre fichier depuis votre ordinateur vers ce dossier partagé, Google Drive télécharge d'abord le fichier sur votre espace de stockage à vous. Le fichier est physiquement stocké sur votre quota. Google crée ensuite un "lien" ou une passerelle pour que ce fichier apparaisse aussi visuellement dans le dossier de votre contact.
C'est pour cela que, même si vous avez l'impression de l'avoir envoyé "chez l'autre", le fichier reste ancré à votre compte.
Cette technique est tout de même une bonne façon de faire payer le supplément de quota. Car quand vous dépassez les 15 Go, Google vous propose de payer un supplément. C'est donc un excellent levier commercial pour pousser les utilisateurs vers les abonnements payants (Google One). Dès que l'on commence à stocker des fichiers lourds comme du son ou de la vidéo pour des clients ou des collaborateurs, les 15 Go gratuits saturent à une vitesse folle.
D'un point de vue purement technique, Google se protège aussi contre le "stockage sauvage" : si n'importe qui pouvait saturer le Drive de quelqu'un d'autre simplement en y déposant des Go de fichiers sans son accord, ce serait un chaos ingérable (et un outil idéal pour faire du spam de stockage).
Comme vous ne pouvez pas toujours transférer directement la propriété des fichiers via les options de partage, vous devez faire sortir ces fichiers de votre quota pour libérer votre espace de stockage. Voici la méthode la plus propre pour régler cela sans que l'autre personne ne perde l'accès à ces fichiers :
Pour identifier précisément ce qui s'affiche et faire du tri, vous pouvez vous rendre sur la page récapitulative : https://drive.google.com/drive/quota. Elle classera automatiquement vos propres fichiers par ordre de taille décroissant, vous permettant de supprimer les plus lourds pour faire redescendre votre stockage Gmail.
Dès que vous aurez supprimé les fichiers des missions terminées, allez bien dans l'onglet Corbeille à gauche de votre écran et cliquez sur "Vider la corbeille". C'est uniquement à ce moment-là que vous récupérerez vos précieux gigaoctets.
