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Bien qu'il s'agisse d'une formalité administrative, la facturation ne doit pas être négligée. Un système de gestion des factures non optimisé peut engendrer des problèmes de trésorerie dus à des retards de paiement. À l'inverse, des factures bien gérées et mieux suivies permettent de sécuriser les paiements tout en entretenant une bonne relation avec la clientèle. Découvrez dans cet article quelques bonnes pratiques à mettre en place au quotidien pour mieux organiser votre facturation.
Pour une entreprise, la première démarche pour éviter tout retard de règlement est d'émettre des factures claires et conformes. Une facture bien lisible et complète vous aide à diminuer les risques d'oubli de la part de vos clients, de litige ou de retard de traitement.
Conformément à la loi en vigueur, une facture doit inclure un certain nombre d'informations essentielles, à savoir les coordonnées de l'entreprise et du client, un numéro de facture, la date d'émission, le détail des prestations ou produits vendus, les montants hors taxe et toutes taxes comprises, la TVA et la date limite de paiement. Cette dernière doit être évidente dès la première lecture de la facture.
La facture doit également inclure les modalités de paiement, que ce soit par virement bancaire, par chèque ou par prélèvement, ainsi que les sanctions possibles en cas de retard, bien que ces dernières ne soient pas toujours appliquées. Cette mention est juste nécessaire pour démontrer le caractère officiel du document et encourager le respect de la date butoir.
Enfin, il est recommandé d'utiliser le même modèle de facture pour tous les clients pour améliorer votre crédibilité et simplifier la gestion sur le plan comptable.
Une facturation efficace ne se limite pas à l'établissement du document. Il est tout aussi crucial de suivre les règlements des factures. En ce sens, la mise en place d'un calendrier de suivi est recommandée pour pouvoir suivre l'évolution de chaque facture et intervenir au moment opportun. En effet, une entreprise peut être amenée à émettre plusieurs factures au cours d'un même mois.
Il est préférable d'avoir un tableau de suivi qui précise pour chaque facture la date d'émission, la date butoir pour le règlement, le montant et l'état du paiement. Plusieurs outils permettent de faire cela, dont un logiciel de facturation, un logiciel comptable ou une feuille de calcul. L'intérêt de réaliser ce suivi permanent est d'éviter de se rendre compte tardivement qu'un règlement n'a pas été fait à temps.
Préparez des modèles de relance, que ce soit pour une première relance par e-mail, ou pour l'envoi d'une lettre de deuxième relance pour une facture impayée, ils vous feront gagner du temps.
On a beau l'éviter, la relance est indissociable du processus de facturation. Elle constitue même un élément essentiel d'une bonne gestion. Toutefois, entre relance et relance, il peut y avoir quelques distinctions. La bonne relance repose sur le bon ton et le bon timing.
La première relance peut être effectuée quelques jours après la date limite. Elle doit être impartiale et basée sur les faits. Elle intervient en tant que simple rappel en précisant le numéro de facture, le montant et la date butoir pour le paiement. En adoptant cette démarche, vous montrez au client que votre gestion de la facturation est suivie, tout en lui donnant l'opportunité de régulariser sa situation sans trop de pression.
Si le client ne donne aucune réponse après cette première relance, une deuxième relance peut être envoyée. Cette fois-ci, elle doit adopter un ton plus formel, tout en respectant le client. Les clauses du contrat peuvent être rappelées à ce moment-là, sans reproche ni jugement. Il ne s'agit pas de menacer le client, mais de lui relater les faits. Vous pouvez même lui proposer une solution comme un paiement échelonné pour une résolution rapide du problème.
Appeler le client par téléphone peut également compléter la démarche, à condition de rester professionnel et attentif. Un dialogue direct peut parfois faciliter la compréhension du problème et l'adoption d'une solution.
Attention, une facture non réglée à temps ne signifie pas toujours un litige. Dans de nombreux cas, la situation relève d'un simple oubli ou d'un souci administratif. C'est pourquoi il est crucial d'anticiper pour débloquer la situation rapidement.
