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Outil de management très utile aux ressources humaines, le logiciel de compétences est un document qui fait l'inventaire du patrimoine de savoirs présents au sein de l'entreprise. À chaque poste et à chaque service correspondent un ensemble d'aptitudes nécessaires à son exercice et qu'il faut répertorier. Cela va vous servir à optimiser le pilotage et le management de vos équipes. Vous pourrez vérifier si un besoin de formation ou de changement de poste se fait sentir. Vous allez également être en mesure de valoriser certains profils au sein de votre organisation, en les réaffectant ou en leur accordant une promotion. Enfin, ce sera un outil efficace pour le recrutement, que vous pourrez effectuer en fonction des compétences réelles de chaque candidat.
Construire un référentiel de compétences et de métiers n'est pas aussi difficile que cela semble l'être, mais il est bien sûr nécessaire d'adopter une certaine méthodologie. Nous vous proposons de vous familiariser avec le concept et d'aborder cette étape indispensable à la vie de votre entreprise de façon sereine.
À ne pas confondre avec la cartographie de compétences, qui est un document figé référençant les compétences présentes au sein de l'entreprise, le référentiel de compétences est un document de synthèse visant à avoir une vision globale des différents corps de métier et des qualités nécessaires pour les exercer. Il permet :
À cette fin sont répertoriés les savoirs, savoir-faire et savoir-être nécessaires à l'exercice de tous les métiers présents au sein de l'organisation. Cela représente le capital humain de votre entreprise.
En offrant cette vision globale des différents métiers de l'entreprise, le référentiel de compétences permet d'envisager une stratégie pour l'avenir. Mais il permet également de :
Avant de commencer à élaborer votre document, définissez vos attentes par rapport à celui-ci. C'est-à-dire, à quoi va-t-il vous servir ? Comment envisagez-vous de traiter les données recueillies ? Qui va l'utiliser ? Comment et dans quel but ?
Peut-être avez-vous identifié des dysfonctionnements au sein de vos services ou même, avez-vous fait appel à un consultant pour cela. Il vous aura alors conseillé de passer en revue les différentes aptitudes présentes au sein de votre structure. En étant clair sur vos objectifs, vous serez certain que votre référentiel de compétences répondra à ceux-ci. Selon la taille de votre organisation et vos attentes quant à ce document, vous déciderez alors de cibler les postes, les services ou un site en particulier. Ou même, s'il s'agit d'une entreprise de très petite taille, de l'ensemble de celle-ci.
Nous vous le disions, vous devez établir l'inventaire des savoirs, savoir-faire et savoir-être. Les savoirs regroupent les connaissances théoriques, les savoir-faire représentent l'ensemble des compétences opérationnelles et les savoir-être sont en lien avec les qualités personnelles de l'individu.
Si votre entreprise compte des champs de compétences très variés, vous les classerez par domaine : organisationnel, relationnel, managérial, commercial, technique, etc. N'hésitez pas à recourir à vos collaborateurs pour élaborer votre référentiel, ils sont détenteurs d'une connaissance approfondie de leur fonction et ses exigences.
Une fois l'ensemble des données recueillies, il est nécessaire de les mettre en forme. Vous pouvez très simplement le faire par vos propres moyens, mais il existe de nombreux modèles-cadres qui vous simplifieront la tâche, ainsi que des services web élaborés qui automatiseront et optimiseront toutes vos tâches en ressources humaines.
Certaines objections reviennent régulièrement quant à la réalisation d'un référentiel de compétences. Parmi celles-ci, le fait que c'est chronophage et que cela mobilise donc du personnel, que le document final sera sous-utilisé ou que les caractéristiques de chaque poste changent trop vite. Une partie du problème peut être réglé en élaborant une matrice facilement réactualisable et, bien sûr, en effectuant des mises à jour périodiques. Ainsi, le temps investi au départ sera mieux valorisé et il ne s'agira ensuite plus que d'ajustements.
Quant à l'utilisation qui en sera faite, gardez en tête que c'est vous qui avez la main : par conséquent, c'est vous qui déciderez de cette utilisation ! Comme vous aurez défini des objectifs clairs au moment de son élaboration, il vous incombera ensuite de sensibiliser les managers et l'ensemble de vos collaborateurs à son utilité.
Le référentiel de compétences vous aura permis de lister les aptitudes de chacun et les exigences de chaque métier. Vous pourrez optimiser la mobilité au sein de votre structure, éviter le turn-over et adapter de façon précise chaque compétence à son poste. Même les risques de burn-out peuvent être anticipés plus facilement. La prospérité de l'entreprise ne peut que s'en ressentir !
