Comment émettre correctement un bulletin de paie ?

L'arrêté du 23 décembre 2021 a apporté quelques modifications significatives au bulletin de paie. Ceci dans le but de faciliter le remplissage de la déclaration d'impôts. Ces modifications ont été appliquées à partir du 1er janvier 2022. De ce fait, les informations liées à la rémunération sont devenues plus compréhensibles par les salariés. Le principal changement concerne le bloc fiscal.

Le bulletin de paie, un justificatif du paiement du salaire

Le bulletin de paie, autrement appelé bulletin de salaire ou encore fiche de paie, est un justificatif de paiement. C'est un document officiel devant obligatoirement être fourni par l'employeur. Le bulletin de paie est le reflet du contrat de travail et par conséquent, une source d'informations essentielle pour le salarié. Ce document est réglementé par le Code du travail.

Les mentions obligatoires sur une fiche de paie

Suite à l'arrêté précédemment cité, le bulletin de paie est désormais réparti en 6 zones et non plus seulement en 5. La première identifie clairement l'employeur et le salarié. Il est précisé, entre autres, l'emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient hiérarchique), la convention collective de la branche à laquelle il appartient, ainsi que le nombre d'heures de travail.

La deuxième zone concerne essentiellement le salaire. Il y est noté la rémunération brute, le montant des cotisations et des contributions sociales, leur taux à la charge du salarié avant déduction des exonérations, la nature et le montant des autres versements et des retenues, le montant du salaire et sa date de paiement.

La partie suivante porte sur les cotisations et les contributions sociales : santé, retraite, chômage... Après cela, il est indiqué le montant total versé par l'employeur et le montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie.

La quatrième zone indique le salaire net à payer et le net imposable. La partie suivante concerne l'impôt sur le revenu. Le montant net imposable qui sert de base pour le calcul du prélèvement à la source est noté dans cette cinquième zone ainsi que son cumul annuel. On y trouve le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ainsi que son cumul annuel pour lui aussi. Puis pour terminer, y est notée la somme des heures supplémentaires ou complémentaires, avec la somme annuelle de ces montants.

La dernière partie renseigne les mentions finales. Cette zone comprend entre autres l'information indiquant au salarié de conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

Les conditions de remise du bulletin de salaire

Le bulletin de paie est remis au salarié sous format papier ou depuis 2017, sous une forme dématérialisée. Le salarié peut refuser ce nouveau système de transmission en le signalant tout simplement à son employeur. En ce qui concerne la remise de la fiche de paie électronique, l'employeur est dans l'obligation d'indiquer au salarié les conditions dans lesquelles le bulletin est disponible.

Ce document officiel doit être établi mensuellement ou suivant la périodicité de la paie. Un double de la fiche de paie, que ce soit sous forme papier ou électronique, doit être conservé par l'employeur pendant une durée de 5 ans. D'autre part, l'employeur est dans l'obligation de garantir au salarié la disponibilité de sa fiche de paie lorsque celle-ci est émise sous forme électronique, pendant 50 ans, ou jusqu'aux 75 ans du salarié.

De son côté, l'employé doit mettre de côté ses fiches de paie sans limitation de durée. Cette précision doit apparaître clairement sur le document. Cela lui permettra de faire valoir ses droits en ce qui concerne la retraite. D'autre part, les fiches de paie peuvent être demandées à certaines occasions, par exemple en cas de chômage.

Établir un bulletin de salaire est tout un art. La présentation de ce document officiel doit être conforme à un modèle défini par arrêté. C'est pourquoi certaines notions essentielles sont à maîtriser. La non-délivrance d'un bulletin de paie peut être sanctionnée et reconnue comme un délit de travail dissimulé. Pour éviter cela, il faut bien se renseigner et ne pas hésiter à contacter des professionnels.