Inviter les adhérents d'une association à un repas
Le contexte de cette lettre
Vous êtes organisateur ou membre du bureau au sein d’une association et prévoyez un repas. Celui-ci peut être annuel (repas de fin d’année) ou événementiel : festival, fête de village, événement sportif… Dans les deux cas, vous allez y convier les adhérents, par mail ou par courrier postal.
Ce qu'il faut savoir pour rédiger ce modèle
- L’invitation par mail est très prisée. Facile et gratuite, elle séduit. Néanmoins, selon le type de votre association et son public, pensez à ceux qui n’ont pas forcément internet. Dans ce cas, il est préférable d’utiliser le support papier. Deux solutions s’offrent à vous : vous connaissez de manière certaine les personnes n’ayant pas de boîte mail et leur envoyez à elles seules une invitation par la Poste, ou vous choisissez de faire un mailing postal global.
- Dans tous les cas, multipliez si vous le pouvez les réseaux de communication : page Facebook, Twitter, Instagram, etc.
- Réfléchissez au bon timing pour lancer vos invitations. Trop tôt, vos adhérents remettront leur réponse au lendemain. Dans un délai trop court, ils risquent de ne pas pouvoir s’organiser. L’idéal serait une quinzaine de jours. Ne dépassez pas un mois.
Notre modèle de lettre à personnaliser
Adresse
CP - Ville
Adresse
CP - Ville
A [...], le [...]
Cher / Chère adhérent(e),
Notre association [nom de l’association] organise un repas festif à l’occasion de [nature de l’événement]. Il aura lieu le [date] à partir de [heure] à [adresse].
Nous serions heureux de vous compter parmi nous à cette occasion. Votre conjoint et vos enfants sont les bienvenus.
Dans un souci d’organisation, merci de bien vouloir confirmer votre présence et le nombre de convives avant le [date] en nous renvoyant la présente lettre par e-mail à l'adresse [adresse email] ou par courrier (notre adresse postale est indiquée ci-dessus) après avoir coché l’une des cases suivantes :
◻ Je participe – Nombre de personnes :
◻ Je ne participe pas
Vous pouvez également nous joindre par téléphone au [numéro de téléphone].
Espérant vivement votre présence pour partager ces instants de convivialité, nous vous adressons nos salutations aussi dévouées que chaleureuses.
Le président / secrétaire,
